O custo do passivo trabalhista é função direta da disciplina documental cotidiana. Empresas que tratam o RH como atividade reativa — só agem quando algo dá errado — costumam acumular exposição que se manifesta meses ou anos depois, em reclamações cuja contestação se torna difícil porque a prova não foi produzida no momento certo.
O caminho oposto é montar uma rotina de auditoria interna baseada em pontos críticos. O checklist abaixo organiza 35 pontos críticos por área. Cada um corresponde a uma exigência legal ou jurisprudencial cuja não observação se converte com frequência em pedido de reclamação trabalhista.
O material é informativo. A profundidade da auditoria, a definição de prioridades e o desenho de plano de ação dependem de análise individualizada do contexto de cada empresa.
A admissão é a fase mais subestimada do ciclo trabalhista. Erros nessa etapa contaminam todo o vínculo.
1.1. A empresa exige e arquiva exame admissional (ASO) antes do início do trabalho, conforme NR-7?
1.2. O contrato de trabalho escrito é assinado em duas vias, com cláusulas obrigatórias (função, salário, jornada, local de prestação, prazo se for o caso)?
1.3. A anotação na CTPS (digital ou física) ocorre dentro do prazo legal (5 dias úteis — art. 29 da CLT)?
1.4. O cadastro no eSocial é feito no prazo (até o dia anterior ao início da prestação de serviços — Portaria conjunta SEPRT/RFB/ME 76/2020)?
1.5. A documentação obrigatória do empregado é coletada e arquivada de forma íntegra: identidade, CPF, comprovante de residência, certificado de reservista (homens), título de eleitor, certidão de nascimento de filhos para salário-família, comprovante de escolaridade, PIS/PASEP?
2.1. Os aditivos contratuais (promoções, transferências, alterações de jornada) são formalizados por escrito e assinados por ambas as partes?
2.2. A empresa observa o princípio da inalterabilidade lesiva (art. 468 da CLT) ao propor mudanças contratuais — alterações prejudiciais exigem fundamento legal específico?
2.3. Cláusulas de confidencialidade, propriedade intelectual e não concorrência são redigidas com limites razoáveis (objeto, prazo, território, contraprestação financeira quando aplicável)?
2.4. Empregados em regime de teletrabalho têm aditivo específico contemplando os requisitos do art. 75-B e seguintes da CLT (com redação da Lei 14.442/2022)?
3.1. A empresa com mais de 20 funcionários mantém controle de jornada em uma das modalidades aceitas (REP-A, REP-P, REP-C ou alternativa convencionada — Portaria MTE 671/2021)?
3.2. O registro de ponto reflete horário real (entradas, saídas, intervalos)? Marcações idênticas todos os dias (ponto britânico) são consideradas inválidas (Súmula 338, III, do TST).
3.3. As horas extras são pagas com adicional mínimo de 50% (CF, art. 7º, XVI; CLT, art. 59, § 1º) ou compensadas por banco de horas regular?
3.4. O intervalo intrajornada é respeitado: mínimo de 1h para jornada acima de 6h; mínimo de 15 min para jornada entre 4h e 6h (CLT, art. 71)? Após a Reforma, a supressão paga só o período suprimido, com natureza indenizatória (art. 71, § 4º).
3.5. O intervalo interjornadas de 11h consecutivas entre dois dias de trabalho é respeitado (CLT, art. 66)?
4.1. O banco de horas tem instrumento formal (acordo individual escrito, acordo coletivo ou convenção coletiva)?
4.2. O prazo de compensação está dentro dos limites legais (6 meses por acordo individual; até 1 ano por norma coletiva — CLT, art. 59, §§ 5º e 6º)?
4.3. O saldo é comunicado periodicamente ao empregado e, na rescisão, pago como hora extra se positivo (Súmula 85, V, do TST)?
5.1. As férias são concedidas dentro do período concessivo (12 meses após aquisição — CLT, art. 134)? A não concessão no prazo gera pagamento em dobro (art. 137).
5.2. O pagamento das férias e do adicional de 1/3 constitucional é feito até 2 dias antes do início do período (CLT, art. 145)?
5.3. Quando há fracionamento, observa-se a regra do art. 134, § 1º (concordância do empregado, mínimo de 14 dias em um dos períodos, demais não inferiores a 5 dias)?
6.1. A primeira parcela do 13º é paga entre fevereiro e novembro (Lei 4.090/1962, art. 1º; Lei 4.749/1965)?
6.2. A segunda parcela é paga até 20 de dezembro, com retenção de IR e INSS sobre o valor total?
7.1. O vale-transporte é fornecido nos termos da Lei 7.418/1985 (com desconto máximo de 6% do salário-base)?
7.2. Quando aplicável, o vale-alimentação ou vale-refeição é regular (PAT — Lei 6.321/1976; ou prática espontânea documentada)?
7.3. Adicionais de insalubridade ou periculosidade são pagos quando devidos, baseados em LTCAT/laudo técnico atualizado (NR-15, NR-16)?
7.4. Comissões e prêmios estão regulados em política escrita, com critérios objetivos de cálculo e pagamento?
8.1. Os exames admissional, periódico, de retorno ao trabalho, de mudança de função e demissional são feitos nos prazos da NR-7?
8.2. Os ASOs são emitidos em duas vias, uma para o empregado e outra arquivada na empresa?
8.3. O PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) está atualizado e articulado com o PGR?
9.1. O PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) está vigente, datado e com inventário de riscos atualizado?
9.2. Os fatores psicossociais (sobrecarga, jornadas excessivas, assédio, conflitos, ambiguidade de papéis) foram incorporados ao inventário do PGR — exigência da NR-1 atualizada pela Portaria MTE 1.419/2024, com fiscalização punitiva a partir de 26/05/2026?
9.3. Existe plano de ação com prazos, responsáveis e indicadores para os riscos identificados?
10.1. A modalidade de rescisão (sem justa causa, justa causa, pedido de demissão, acordo consensual — art. 484-A) está corretamente classificada no TRCT e no eSocial?
10.2. Os prazos do art. 477 da CLT são respeitados: pagamento das verbas em até 10 dias contados da extinção do contrato? O descumprimento gera multa equivalente a um salário em favor do empregado.
10.3. Em demissões por justa causa, há documentação prévia (advertências, suspensões) que comprove a gradação e a imediação da medida?
O checklist tem 35 pontos. Auditá-los de uma só vez raramente é viável. Sugestão de cronograma:
Áreas 1, 2, 9, 10 — admissão, contrato, NR-1, demissão (pontos com maior impacto regulatório imediato em 2026).
Áreas 3, 4 — jornada e banco de horas (com a Portaria MTE 671/2021 plenamente aplicada).
Áreas 5, 6, 7 — férias, 13º, benefícios.
Área 8 + revisão geral — exames médicos e fechamento do ciclo anual.
A cada trimestre, registrar:
Para acompanhar evolução ao longo dos trimestres, três indicadores simples:
Empresas que mantêm o primeiro indicador acima de 90% e o terceiro próximo de zero tendem a ter exposição trabalhista significativamente menor — não por sorte, mas porque a documentação está pronta antes da próxima reclamação chegar.
Compliance trabalhista é trabalho de rotina. Não há atalho. Cada um dos 35 pontos do checklist corresponde a uma exigência legal cuja não observação se converte com frequência em pedido de reclamação. Auditá-los periodicamente, documentar evidências e tratar pendências antes que se cristalizem em passivo é a forma economicamente mais racional de gerir a relação trabalhista.
O escopo de uma auditoria, a priorização de pontos e o desenho de plano de ação dependem do porte, da operação e da maturidade documental de cada empresa. Diagnóstico específico, com leitura dos contratos, das políticas internas e dos sistemas vigentes, é o passo inicial para transformar checklist em programa.
Para diagnóstico individualizado de compliance trabalhista da sua empresa, com leitura dos contratos vigentes, políticas e sistemas, é possível agendar reunião preliminar — atendimento individualizado, honorários definidos em contrato.
Viviani Veloso — Advogada (OAB/SP nº 262.546), psicanalista clínica e consultora em compliance trabalhista. Material informativo, em conformidade com o Provimento OAB 205/2021. Não constitui consulta jurídica.
Para análise específica do contexto da sua empresa, com identificação de pontos de atenção e recomendações individualizadas, é possível agendar uma reunião preliminar.
Material informativo. Em conformidade com o Provimento OAB nº 205/2021. Não constitui consulta jurídica. Viviani Veloso — Advogada inscrita na OAB/SP nº 262.546.